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No es nada nuevo y seguro que en alguna ocasión te ha ocurrido, que al escribir un email has generado una controversia sobre una cuestión que no debería de haberlo ocasionado.

Si esto pasa, es porque rara vez pensamos en la impronta que estamos transmitiendo, en los correos electrónicos que escribimos y enviamos tanto a nuestros colaboradores, compañeros, clientes o proveedores.

Cada email que envías afecta su reputación profesional

Por eso para proporcionar la impresión correcta, asegúrese de que tus correos electrónicos atienden a estos puntos.

Audiencia

Ir solo a la audiencia esencial. Recuerda que cada mensaje que envíes ocupa espacio en las bandejas de entrada de los destinatarios. Así que usar «Reply All» y «Cc» con moderación, por eso debes de enviar tus emails solo a la audiencia esencial.

Concreción

Si bien el contexto es fundamental, recuerda que lo que su lector realmente necesita saber es un subconjunto de todo lo que podría decirles. Dado que la capacidad de atención de los adultos es de solo ocho segundos, haz que cada momento cuente.

Claridad

Hay que ser breve y conciso, pero no a riesgo de omitir información o contexto crítico. Debe entenderse la intención de ese email que enviaste, si es para solicitar un documento, que sea para esto y no para solicitar una toma de decisión, por la salud de la abuelita y de cuanto sera el próximo pedido. El email debe ser enfocado en al menos uno o dos puntos.

Nunca hay que olvidar las limitaciones que tiene la comunicación escrita ya que carece del lenguaje corporal y de la entonación del lenguaje verbal, por eso, hay que ser muy prudente a la hora de enviar comunicados escritos, ya que los malentendidos siempre son fáciles de producir. Puede ser que para nosotros una simple frase sea cordial y para nuestro receptor, esto sea una grosería.

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